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Organizzazione personale con GTD® integrata alla gestione dei progetti con PRINCE2®

Utilizzo ormai da qualche anno il metodo GTD – Getting Things Done – per la mia organizzazione personale ed è uno degli strumenti che più mi ha permesso di dare ordine alla mia vita personale e professionale. Per questo ho fatto anche molte riflessioni per riuscire a integrarlo sempre più con PRINCE2 che è da ormai molti anni la mia metodologia di riferimento per la gestione dei progetti aziendali.

Uno degli aspetti che accomuna tutte le metodologie moderne di management, quale che sia il loro campo di applicazione, è l’enfasi sulla necessità di mettere bene a fuoco per ciascuna iniziativa intrapresa quelli che sono i risultati finali (outcome in inglese) e i benefici attesi in termini di valore generato. Ritroviamo concetti simili in PRINCE2 e GTD, ma anche per esempio in AgilePM, ITIL, Praxis Framework, Scrum e, pur se in modo più sfumato, in PMBoK.

Nel corso GTD Mastering Workflow level 2 viene approfondita la gestione dei progetti e viene suggerito un modello, il Natural Planning Model, molto efficace per la rapida e corretta impostazione di un progetto. Il modello consiste nei cinque passi come in figura, che partire dalla definizione dello scopo ultimo dell’iniziativa (purpose – rispondendo alla domanda perché facciamo il progetto?) e dei principi applicabili (principles – i vincoli o le regole irrinunciabili a cui dobbiamo conformarci) ci accompagna fino alla definizione delle prossime azioni visibili (next actions) da svolgere per avvicinarci al nostro risultato finale (outcome).

PRINCE2 dal canto suo prevede un processo di Avvio di un progetto e un processo di Inizio di un progetto che hanno l’obiettivo di permettere la verifica progressivamente più approfondita della giustificazione del progetto, arrivando a definire la direzione e l’estensione del progetto stesso. In particolare il processo di Avvio ha l’obiettivo di verificare se ci sono i prerequisiti per iniziare il progetto, documentati nel Project Brief, mentre il processo di Inizio ha l’obiettivo di stabilire le solide basi, documentate nella Project Initiation Documentation (PID).

Provando a sovrapporre il Natural Planning Model ai due processi di Avvio e Inizio di PRINCE2 si vede bene come il modello di pianificazione suggerito da GTD possa essere un valido supporto per l’efficace impostazione di un progetto condotto con PRINCE2 e per alimentare Project Brief e Project Initiation Documentation con i loro contenuti fondamentali. Viceversa alcune tecniche utilizzate in PRINCE2, in particolare lo sviluppo di Product Breakdown Structure e Product Flow Diagram possono supportare i passi di Brainstorm e Organizing del Natural Planning Model.

Nell’immagine ho indicato per ciascuno dei cinque passi del Natural Planning Model quali sono i capitoli corrispondenti da compilare all’interno dei template di PRINCE2. Il risultato conferma la coerenza tra i due approcci e la possibilità di un loro utilizzo integrato.

Un’azienda organizzata è fatta di persone organizzate

“Tutto andrebbe semplificato il più possibile, ma non di più” (Albert Einstein)

L’affermazione nel titolo sembra di un’ovvietà disarmante. Lo è in teoria anche se in pratica le cose stanno diversamente perché è proprio la difficoltà delle persone ad organizzarsi a livello personale che spesso fa fallire i sistemi organizzativi aziendali, sopratutto se tale difficoltà è incontrata dalle figure di vertice, che tra l’altro sono quelle maggiormente oberate di impegni e che più necessitano di una buona organizzazione personale.

Insieme ai colleghi condividiamo spesso riflessioni sui progetti organizzativi che ciascuno di noi ha portato avanti negli anni in varie aziende e ci rinforziamo sempre più nella seguente convinzione: l’organizzazione aziendale discende dall’organizzazione personale degli individui, senza quest’ultima anche le migliori pratiche organizzative faticano ad avere successo. Tale convinzione ci porta continuamente a ricercare e adottare metodiche di organizzazione personale che possano rinforzare la capacità di operare nostra e dei nostri team.

In effetti ripercorrendo i miei interventi in azienda, come anche descritto in altri articoli su questo blog, ho sempre cercato di perseguire uno sviluppo armonico in parallelo dell’organizzazione aziendale da un lato e di quella personale dei membri del team di lavoro dall’altro, anche se non sempre ho avuto a disposizione gli strumenti adatti.

Nell’ultimo anno ho quindi approfondito l’applicazione del Natural Planning Model® ideato da David Allen nell’ambito di GTD® – Getting Things Done®.

 

GTD® e il Natural Planning Model® offrono qualcosa in più, perché favoriscono la creazione di un vero e proprio sistema personale per la gestione di tutte le proprie attività e progetti, rigoroso e allo stesso flessibile. Il metodo, grazie alla sua struttura adattabile e scalabile, si integra perfettamente con qualunque contesto organizzativo, quale che sia la metodologia applicata.

L’aspetto che apprezzo particolarmente di questo sistema di gestione personale rispetto ad altri metodi è che il Natural Planning Model® non impone la calendarizzazione di tutte le proprie attività, ma propone una disciplinata gestione del backlog delle proprie attività, con modalità molto simili a quanto avviene per le varie metodiche agili quali Scrum, Kanban o Agile Project Management, che spesso applico nei progetti aziendali. Questo significa che il Natural Planning Model® può diventare il ‘terminale personale’ di un sistema organizzativo completo per l’azienda.

Sto personalmente applicando il Natural Planning Model®, con risultati molto soddisfacenti, per la gestione della mia vita nel suo complesso (come in effetti deve essere per massimizzarne l’efficacia) e all’interno di essa anche per la gestione di un contesto poco strutturato all’interno di una organizzazione con cui collaboro e che è in rapida evoluzione. Grazie a esso riesco a cavalcare l’onda delle varie attività che spesso fanno la loro comparsa in maniera piuttosto estemporanea e imprevista e a convogliarle in un flusso controllato e organizzato, evitando al tempo stesso il classico fenomeno del “foglio che cade tra due scrivanie” ovvero delle attività che si perdono e nessuno prende in carico. Non che prima non facessi questo, ma mi rendo conto che grazie all’applicazione di un metodo ottimizzato mi ritrovo ad operare in modo molto più efficiente ed efficace.

Il prossimo passo sarà sviluppare la nuova struttura operativa, i processi e gli schemi di flusso di gestione dei progetti per l’organizzazione in questione ma le fondamenta, a livello personale, sono già poste e sono solide. In effetti l’organizzazione già funziona, perché sono organizzati gli individui al suo interno.

Nel frattempo E-quality ha scelto quest’anno di diventare ente di formazione ufficiale per l’Italia di  GTD® e io ho accolto con entusiasmo la proposta di diventare uno dei docenti accreditati.