Quando si parla di gestione dei progetti, spesso si tende a considerarli come entità uniche e irripetibili. Del resto i modelli di riferimento internazionali di project management ci portano in quella direzione. Solo per citare alcune definizioni:
- il PMBoK definisce il progetto come “a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result” (un’iniziativa temporanea per creare un prodotto, servizio o risultato unico);
- la norma ISO 21502 similmente lo definisce come “a temporary endeavour to achieve one or more defined objectives” (un’iniziativa temporanea per raggiungere uno o più obiettivi definiti). La stessa norma afferma poi che “sebbene molti progetti abbiano caratteristiche simili, ogni progetto è unico”;
- secondo PRINCE2 un progetto è “a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed business case” (un’organizzazione temporanea che è creata con lo scopo di rilasciare uno o più prodotti di business secondo con un business case concordato). Lo stesso PRINCE2 afferma che “ciascun progetto è unico”.
Tuttavia, un’analisi più approfondita dei contesti reali rivela che nella maggior parte dei casi i progetti aziendali sono una collezione di elementi standardizzabili, ripetibili e organizzabili secondo schemi ben definiti. In questo quadro, il metodo Kanban si rivela un approccio estremamente efficace per migliorare la gestione e l’efficienza dei progetti.
I progetti: non unicità, ma standardizzazione
Analizzando le attività all’interno di un progetto, si scopre che esse sono per lo più riconducibili a schemi produttivi ben noti in ambito industriale, che si possono applicare anche ai servizi:
- Produzione a commessa (Job-Shop): un’attività che viene svolta una sola volta, senza opportunità di apprendimento progressivo. Questo, e solo questo, schema produttivo corrisponde alla definizione di progetto data dai modelli di riferimento internazionali.
- Produzione a lotti (Batch Production): un processo che permette un limitato margine di apprendimento tra le fasi.
- Produzione in linea (Line Production): un processo più strutturato e ottimizzabile con il tempo.
- Produzione continua (Continuous Production): un sistema altamente efficiente che permette un apprendimento costante e ottimizzazione continua.
Mentre l’obiettivo finale di un progetto potrebbe essere unico (Job-Shop), la maggior parte delle attività che lo compongono rientra nelle categorie di produzione in linea o a lotti, se non addirittura continua. Attività come costruzione, sviluppo, mobilitazione, acquisti, contabilità e reportistica seguono molto spesso schemi standardizzati e ripetitivi.

Perché Kanban funziona per i progetti?
Dal momento che la maggior parte delle attività di un progetto non è quindi veramente unica, ma segue schemi ricorrenti, il metodo Kanban aiuta a ottimizzare il flusso di lavoro. Identificare le attività ripetitive e trattarle con un approccio di produzione in linea o a lotti permette di:
- Migliorare l’efficienza operativa.
- Ridurre il tempo di consegna.
- Minimizzare sprechi e inefficienze.
- Rendere più prevedibile la gestione delle risorse.
- Facilitare il miglioramento continuo attraverso l’apprendimento iterativo.
Il metodo Kanban nella gestione dei progetti
David J. Anderson ha creato il metodo Kanban originariamente per la gestione dello sviluppo software e ne ha successivamente esteso l’utilizzo alla gestione di qualunque servizio basato sulla conoscenza e ai progetti, enfatizzando l’importanza di visualizzare il lavoro, limitare il work in progress (WIP) e migliorare continuamente i flussi di lavoro. Per quanto riguarda i progetti, ne ho parlato in un articolo che potete rileggere cliccando qui.
Il Kanban Maturity Model (KMM) di David J. Anderson e Teodora Bozheva ha definito poi l’impiego del metodo Kanban per la gestione e lo sviluppo dell’azienda di servizi nel suo complesso. Più recentemente, un’evoluzione significativa di questo approccio è rappresentata dal Kanban Project, Programme e Portfolio Management (KPPM) di Teodora Bozheva, che amplia l’applicazione del metodo Kanban oltre la gestione dei singoli progetti, includendo programmi e portafogli aziendali. Il KPPM si basa su tre elementi fondamentali:
- Pensiero Sistemico (Systems Thinking): considerare l’organizzazione come un sistema di parti interconnesse, comprendendo che i risultati dipendono dalle interazioni tra queste parti.
- Gestione del Flusso (Flow Thinking): ottimizzare il flusso di lavoro identificando e affrontando i colli di bottiglia, migliorando la velocità e la qualità delle consegne.
- Cultura Collaborativa e Orientata allo Scopo (Purpose-driven): promuovere una cultura aziendale basata sulla collaborazione e focalizzata sugli obiettivi comuni, facilitando il miglioramento continuo.
Implementando il KPPM, le organizzazioni possono affrontare le sfide croniche nella gestione di progetti, programmi e portafogli, integrando pratiche che migliorano la prevedibilità, l’affidabilità e la trasparenza dei flussi di lavoro. Questo approccio non sostituisce i metodi di gestione tradizionali, ma li integra, offrendo strumenti per affrontare le complessità moderne con maggiore efficacia. Ho approfondito il KPPM in un articolo che potete rileggere cliccando qui.
Per quanto riguarda la mia esperienza diretta, della quale parlo in altri articoli che potete leggere qui, aziende che hanno implementato con successo sistemi Kanban per migliorare la gestione dei progetti hanno visto un significativo incremento dell’efficienza operativa, trasformando positivamente la gestione dei progetti e migliorando sia la produttività che la soddisfazione del cliente.
Conclusione
L’idea che i progetti siano entità uniche e irripetibili porta a inefficienze e ritardi nella loro esecuzione. In realtà, la maggior parte delle attività che li compongono seguono pattern standardizzabili, rendendo possibile l’applicazione del metodo Kanban per ottimizzarne la gestione. Riconoscere questa realtà permette ai project manager e alle aziende di adottare strategie più efficienti, migliorando la qualità e i tempi di consegna senza sacrificare la flessibilità necessaria per gestire le vere poche eccezioni.
In definitiva, un progetto aziendale ben gestito non è frutto solo dell’abilità del project manager o dell’applicazione di qualche metodo di project management, quanto soprattutto dell’applicazione di principi di produzione strutturati e flussi di lavoro standardizzati e ben collaudati.
Ho pubblicato originariamente questo articolo per il portale Kanban Help, al quale collaboro insieme al collega Luca Gambetti.
Visita Kanban Help – www.kanban.help – per conoscere gli strumenti formativi e di coaching che ti possono aiutare a introdurre il metodo Kanban nella tua azienda.